Registrar la entrada y la salida de la plantilla parece sencillo hasta que aparecen turnos modificados, pausas mal anotadas, prolongaciones de jornada, trabajo nocturno o incidencias corregidas después del cierre mensual. Cuando los números divergen, conviene revisar antes de acusar o defenderse a ciegas. Para saber qué hacer cuando las horas extra del registro horario no coinciden con la nómina exige comparar documentos, periodos y conceptos. La diferencia merece atención, pero no demuestra automáticamente que existan horas extraordinarias impagadas.
El contrato, el convenio colectivo, el cuadrante, el registro diario y la nómina describen realidades distintas. Pretender que todos arrojen la misma cifra sin depurar pausas, ausencias y compensaciones es una forma bastante eficaz de fabricar un conflicto. Para una empresa, un programa para fichar en el trabajo puede centralizar marcajes, ausencias e incidencias y facilitar la comparación con la información utilizada para preparar las nóminas.
A continuación veremos qué acredita cada documento, por qué pueden aparecer diferencias, cómo reconstruir correctamente un periodo de trabajo y qué pasos conviene seguir cuando el descuadre persiste. También distinguiremos las horas extraordinarias de las horas complementarias, explicaremos cómo debe documentarse una rectificación y cerraremos con un sistema de revisión preventiva para empresas.
Por qué el registro horario, el cuadrante y la nómina pueden mostrar datos diferentes
Idea clave: El contrato y el convenio determinan la jornada pactada; el cuadrante planifica el horario; el registro documenta el inicio y la finalización de la jornada; la nómina refleja conceptos económicos. Una diferencia entre estos documentos puede responder a una incidencia, una pausa, una modificación, un descanso compensatorio o un error pendiente de corregir.
El tiempo de presencia y tiempo de trabajo efectivo no siempre son lo mismo. Tampoco todo exceso respecto del cuadrante constituye automáticamente una hora extraordinaria. La calificación depende de la jornada ordinaria aplicable, la distribución prevista, las pausas, el convenio colectivo, el contrato y la forma en que se haya tratado ese exceso.
El Estatuto de los Trabajadores establece que la duración de la jornada será la pactada en el convenio colectivo o en el contrato. También obliga a la empresa a garantizar un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada y a conservarlo durante cuatro años. Las horas extraordinarias tienen una regulación propia y se definen tomando como referencia la duración máxima de la jornada ordinaria aplicable a la persona trabajadora (Real Decreto Legislativo 2/2015, arts. 34.1, 34.9 y 35).
Qué refleja la jornada pactada
La jornada pactada nace principalmente del contrato y del convenio colectivo. Ambos documentos permiten conocer el número de horas ordinarias, su distribución, los descansos, los turnos, el cómputo anual y las reglas aplicables a una posible distribución irregular.
Este punto es decisivo. Una persona puede superar el horario previsto para un día concreto y, pese a ello, no haber generado una hora extraordinaria si el convenio contempla una distribución irregular válida y el exceso se compensa dentro del marco establecido. También puede ocurrir lo contrario: una prolongación aparentemente menor puede convertirse en relevante cuando se repite, no se compensa y rebasa la jornada ordinaria aplicable.
Antes de revisar cantidades, la empresa debería identificar:
- el convenio colectivo aplicable;
- la jornada anual o semanal pactada;
- la distribución ordinaria del tiempo;
- las reglas de flexibilidad o distribución irregular;
- los descansos computables;
- el régimen de turnos;
- la regulación de las horas extraordinarias;
- la forma prevista para su abono o compensación.
Sin esa base, sumar fichajes es poco más que hacer contabilidad con los ojos vendados.
Qué refleja el cuadrante de trabajo
El cuadrante es una planificación previa. Indica cuándo se espera que trabaje cada persona, pero no acredita por sí mismo lo que ocurrió finalmente.
Un turno puede modificarse por una ausencia, una sustitución, una necesidad organizativa, un cambio solicitado por la persona trabajadora o una incidencia operativa. La empresa debería conservar la versión inicial, las modificaciones posteriores y las comunicaciones que expliquen cada cambio. Cuando el cuadrante se altera sin dejar rastro, el problema deja de ser matemático y pasa a ser probatorio.
La Guía sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo recuerda que el registro se aplica con carácter general a las personas incluidas en el ámbito laboral, con las particularidades derivadas de determinados regímenes, la negociación colectiva y la organización empresarial. La misma guía deja claro que la norma no impone un único medio técnico: admite distintos soportes siempre que la información sea fiable, no manipulable y permita reconstruir la jornada (Ministerio de Trabajo y Economía Social, 2019).
Por eso, el cuadrante previsto no sustituye al registro diario. Uno organiza; el otro documenta. Confundirlos suele resultar muy cómodo hasta que alguien pide explicaciones.
Qué acredita el registro horario
El registro debe recoger el inicio y la finalización de la jornada. Para interpretarlo correctamente también conviene revisar:
- pausas registradas;
- fichajes olvidados;
- marcajes duplicados;
- trabajo en movilidad;
- cambios de centro;
- incidencias autorizadas;
- correcciones realizadas;
- motivo de cada rectificación;
- fecha y responsable de la modificación.
El registro horario no debería convertirse en una fotografía retocada al final del mes para que combine con la nómina. Una corrección puede ser legítima cuando existe un olvido o un error, pero debe mantener la trazabilidad suficiente para distinguir el dato original, la modificación y su justificación.
También conviene evitar otro atajo intelectual: una permanencia de nueve horas entre entrada y salida no acredita necesariamente nueve horas de trabajo efectivo. Puede existir una pausa para comer, una interrupción privada o un periodo que el convenio no considere tiempo trabajado. Cada supuesto requiere su propia revisión.
Qué refleja la nómina
La nómina recoge los conceptos salariales y las deducciones correspondientes al periodo de liquidación. Puede mostrar salario base, complementos, pluses, horas extraordinarias, horas complementarias, nocturnidad, festivos u otras partidas previstas en el convenio.
Una diferencia puede aparecer porque:
- la incidencia se validó después del cierre;
- las horas se incluyeron en una nómina posterior;
- se acordó compensarlas mediante descanso;
- el concepto figura con una denominación distinta;
- el fichaje contiene una pausa mal registrada;
- el cuadrante fue modificado y la nómina utilizó una versión anterior;
- recursos humanos recibió información incompleta;
- existe un error de cálculo o transcripción.
La nómina tampoco debe analizarse aislada. Que no aparezca una línea titulada «horas extra» no demuestra por sí solo que exista un impago. Ahora bien, una empresa que alega una compensación debería poder identificar cuándo se acordó, qué horas comprende y cuándo se disfrutó el descanso. La palabra «compensado» sin documentación tiene la solidez jurídica de una servilleta.
Registro horario y nómina · comprobación documental
Documentos que deben compararse cuando existen diferencias entre fichajes y nómina
Una diferencia entre el registro horario y la nómina no siempre responde a una única causa. Para identificar su origen conviene comparar la jornada pactada, la planificación, los fichajes, las incidencias comunicadas y los conceptos finalmente reflejados en el recibo salarial.
| Documento | Qué representa | Qué debe revisarse | Posible causa de la diferencia |
|---|---|---|---|
| Contrato o convenio | La jornada ordinaria, su distribución y las reglas laborales aplicables. | Horas pactadas, cómputo anual, descansos, turnos y compensaciones. | Aplicación incorrecta de la jornada o desconocimiento del convenio. |
| Cuadrante | La planificación prevista para un periodo concreto. | Versión inicial, cambios de turno, sustituciones y comunicaciones. | El horario finalmente realizado fue distinto del planificado. |
| Registro horario | Los momentos de inicio y finalización de la jornada registrada. | Marcajes, pausas, omisiones, duplicidades y rectificaciones. | Olvido de fichaje, pausa incompleta o corrección pendiente. |
| Parte de incidencias | La explicación documental de ausencias, cambios y anomalías. | Motivo, fecha, autorización y efecto sobre el saldo horario. | La incidencia no llegó a nóminas o se validó fuera de plazo. |
| Nómina | Las cantidades abonadas, compensadas o regularizadas. | Periodo, conceptos, atrasos, horas extra y horas complementarias. | Error administrativo, pago diferido o compensación mal documentada. |
Qué debes saber: la discrepancia debe revisarse siguiendo el recorrido completo de la jornada, desde lo pactado hasta lo pagado. Comparar un único fichaje con una sola nómina puede resultar insuficiente si hubo cambios de turno, incidencias, compensaciones o regularizaciones aplicadas en otro periodo.
Cómo comprobar si las horas extraordinarias están bien registradas y tratadas
Qué debes saber: Para revisar una discrepancia hay que delimitar el periodo, identificar la jornada aplicable, comparar cuadrante y fichajes, depurar pausas e incidencias y comprobar el pago o descanso compensatorio. El exceso bruto de presencia no puede calificarse automáticamente como hora extraordinaria sin analizar el contrato, el convenio y las circunstancias reales.
Cuando alguien pregunta qué hacer cuando las horas extra del registro horario no coinciden con la nómina, la respuesta útil no es «reclama inmediatamente» ni «seguro que se trata de un error». Ambas frases suenan contundentes y ahorran trabajo intelectual, pero ninguna resuelve el problema.
La revisión debe realizarse por persona, periodo y día. Mezclar meses, acumular saldos sin explicar su origen o comparar un cuadrante semanal con una nómina mensual produce resultados poco fiables.
Paso 1: delimitar el periodo de nómina
Primero hay que comprobar qué fechas comprende la nómina. El periodo de pago puede no coincidir con el cierre interno utilizado por la empresa para validar incidencias.
Conviene reunir:
- la nómina del mes afectado;
- la nómina anterior y la posterior;
- el calendario laboral;
- el cuadrante inicial;
- las modificaciones del cuadrante;
- el detalle diario de fichajes;
- las incidencias aprobadas;
- las comunicaciones sobre prolongaciones o cambios;
- los justificantes de descansos compensatorios.
Revisar las nóminas contiguas permite detectar atrasos o regularizaciones. Una incidencia comunicada el último día del mes puede haber quedado fuera del proceso de cálculo y aparecer después. Eso explicaría el retraso, aunque la empresa debería documentarlo y corregirlo.
Paso 2: revisar la jornada pactada
La siguiente comprobación consiste en identificar cuántas horas ordinarias correspondía realizar durante el periodo.
El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores remite al convenio colectivo y al contrato para fijar la jornada. Por su parte, el artículo 35 considera extraordinarias las horas efectuadas sobre la duración máxima de la jornada ordinaria aplicable. El mismo artículo permite abonarlas o compensarlas con descanso retribuido; si no existe pacto, establece la compensación mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes (Real Decreto Legislativo 2/2015, arts. 34 y 35).
Por tanto, la revisión debe responder a estas preguntas:
- ¿Cuál es la jornada ordinaria según el convenio?
- ¿Existe una jornada inferior pactada en el contrato?
- ¿Se aplica un cómputo semanal, mensual o anual?
- ¿Hay distribución irregular?
- ¿Se respetó el preaviso correspondiente?
- ¿El convenio regula bolsas de horas?
- ¿Se pactó el pago o la compensación con descanso?
Una hora realizada por encima del cuadrante diario puede formar parte de una distribución irregular válida. Una hora que rebasa la jornada ordinaria aplicable y no se compensa puede recibir otra calificación. La etiqueta depende del marco jurídico, no del entusiasmo con el que alguien haya preparado una hoja de cálculo.
Paso 3: comparar cuadrante y fichajes
La comparación debe hacerse día por día. El cuadrante indica qué estaba previsto; el registro muestra los marcajes efectuados.
Para comprobar un periodo concreto, el registro de jornada laboral debería permitir revisar los fichajes, las incidencias, las rectificaciones y los informes utilizados durante el cierre de nómina. eJornada indica que su sistema permite gestionar incidencias, exportar fichajes y generar informes para facilitar el cálculo de horas y nóminas. Es una ayuda organizativa; no sustituye la revisión jurídica ni convierte cualquier saldo positivo en deuda salarial.
Un informe útil debería mostrar al menos:
- nombre de la persona trabajadora;
- periodo analizado;
- entrada y salida diaria;
- pausas;
- incidencias;
- modificaciones;
- saldo diario;
- saldo acumulado;
- responsable de cada corrección;
- fecha de validación.
El formato importa menos que la fiabilidad. La guía ministerial admite distintos medios y no declara obligatorio un software concreto. Exige que el sistema elegido permita acreditar la jornada y ofrezca información fiable. Conviene recordarlo porque la tecnología puede ordenar el problema, pero no deroga el Estatuto de los Trabajadores por suscripción mensual.
Paso 4: identificar pausas e incidencias
El artículo 34.4 del Estatuto de los Trabajadores establece una pausa mínima cuando la jornada continuada supera las seis horas. Esa pausa solo se considera tiempo de trabajo efectivo cuando así lo prevén el convenio colectivo o el contrato.
Antes de calcular el saldo deben revisarse:
- pausa para comer;
- descanso durante jornada continuada;
- salidas personales;
- permisos;
- visitas médicas;
- retrasos;
- formación obligatoria;
- desplazamientos de trabajo;
- interrupciones técnicas;
- trabajo realizado fuera del centro.
No todas las pausas pueden descontarse alegremente. Tampoco toda presencia física debe computarse como trabajo. La empresa necesita una regla clara y coherente, aplicada conforme al convenio y comunicada a la plantilla.
Cuando una pausa no quedó registrada, la corrección debería sustentarse en datos verificables. Restar treinta minutos porque «es lo habitual» no constituye un método particularmente refinado. Si la pausa existió, debe poder explicarse; si no existió, inventarla después agrava el problema.
Paso 5: comprobar modificaciones y rectificaciones
Una rectificación del registro puede ser necesaria por un olvido de entrada, una salida duplicada o un fallo técnico. La corrección debería conservar:
- el marcaje original;
- el dato corregido;
- la fecha del cambio;
- la persona que lo autorizó;
- la causa;
- la conformidad o comunicación a la persona afectada;
- el efecto sobre el saldo.
La ley vigente no establece en el artículo 34.9 un procedimiento técnico único para cada rectificación. Sin embargo, la fiabilidad del sistema exige que la empresa pueda explicar por qué el registro cambió. Un historial editable sin rastro de auditoría debilita considerablemente la capacidad de defensa empresarial.
La persona trabajadora también debe actuar con rigor. Si detecta un error, conviene comunicarlo pronto, identificar el día afectado y aportar la información disponible. Esperar varios meses y presentar un saldo global sin desglose dificulta cualquier comprobación.
Paso 6: diferenciar horas extraordinarias y complementarias
En contratos a tiempo parcial, el exceso de horas no se analiza igual. Con carácter general, las personas contratadas a tiempo parcial no pueden realizar horas extraordinarias, salvo el supuesto excepcional previsto para prevenir o reparar siniestros y daños urgentes.
La ampliación de jornada puede articularse mediante horas complementarias cuando se cumplen los requisitos legales. El pacto debe formalizarse por escrito en los casos exigidos, las horas deben registrarse y la empresa debe entregar el resumen mensual correspondiente junto con el recibo salarial. Las horas complementarias efectivamente realizadas se retribuyen como ordinarias y deben reflejarse en la nómina y en la cotización (Real Decreto Legislativo 2/2015, art. 12.4 y 12.5).
Por eso, antes de hablar de horas extra conviene comprobar la modalidad contractual:
Jornada y retribución · comprobación previa
Antes de hablar de horas extra conviene comprobar la modalidad contractual
No toda diferencia horaria debe analizarse igual. Antes de discutir si existen horas extra, conviene identificar el tipo de jornada y revisar qué reglas resultan aplicables a la situación concreta.
La modalidad contractual y la forma de organizar la jornada cambian el punto de partida del análisis. Por eso, el primer paso consiste en revisar qué documento o regla define el marco aplicable.
6 situaciones frecuentes-
Contrato a tiempo completo
Qué debe revisarse
Jornada ordinaria, exceso, convenio y compensación.
-
Contrato a tiempo parcial
Qué debe revisarse
Horas ordinarias, pacto de complementarias y resumen mensual.
-
Trabajo nocturno
Qué debe revisarse
Régimen específico, límites y complemento convencional.
-
Distribución irregular
Qué debe revisarse
Cómputo anual, preaviso y descanso.
-
Cambio de turno
Qué debe revisarse
Comunicación, cuadrante actualizado y fichaje.
-
Trabajo en festivo
Qué debe revisarse
Convenio, descanso alternativo y retribución aplicable.
A tener en cuenta: la misma diferencia horaria puede tener una explicación distinta según el contrato y la forma de organizar la jornada. Antes de reclamar o responder a una reclamación, conviene revisar si se trata de jornada ordinaria, horas complementarias, distribución irregular o trabajo en condiciones específicas.
Paso 7: revisar el pago o la compensación con descanso
El artículo 35 permite que las horas extraordinarias se abonen o se compensen mediante descanso retribuido equivalente. La opción puede venir determinada por el convenio o por un pacto individual.
La empresa debería comprobar:
- qué horas fueron reconocidas;
- cómo se calificaron;
- qué valor se aplicó;
- en qué nómina se abonaron;
- qué descanso se concedió;
- cuándo se disfrutó;
- qué saldo queda pendiente.
Una compensación con descanso no debería permanecer en una nebulosa administrativa. La empresa debe poder relacionar las horas concretas con el descanso concreto. «Ya se compensará» no es una política; es una invitación a discutir dentro de tres meses con menos documentos y peor memoria.
La falta de registro tampoco permite dar por acreditadas automáticamente todas las horas reclamadas. La Sentencia del Tribunal Supremo 372/2026 aborda una reclamación de horas extraordinarias y subraya la importancia del contexto probatorio. Cuando existe un horario fijo y conocido, la persona trabajadora debe aportar indicios razonables del exceso; en jornadas variables, la ausencia de un registro fiable puede perjudicar con mayor intensidad la posición de la empresa (Tribunal Supremo, Sala de lo Social, STS 372/2026, de 15 de abril).
Ejemplo práctico de un mes con datos que no cuadran
Supongamos una persona trabajadora con una jornada mensual prevista de 160 horas. El cuadrante inicial también contempla 160 horas, pero los fichajes reflejan 168 horas y 30 minutos entre entradas y salidas.
A primera vista aparecen ocho horas y media de diferencia. Sería tentador calificarlas directamente como horas extraordinarias. Sería también precipitado.
Al revisar el mes se detecta lo siguiente:
- una pausa para comer de treinta minutos no quedó registrada durante cuatro días;
- existe una prolongación autorizada de tres horas;
- dos horas de esa prolongación se compensaron con descanso dentro del mismo mes;
- una modificación de turno añadió una hora ordinaria que no figuraba en el cuadrante inicial;
- queda una diferencia final de una hora pendiente de aclaración.
El análisis quedaría así:
- Los fichajes muestran 168 horas y 30 minutos de presencia.
- Se descuentan dos horas correspondientes a pausas efectivamente disfrutadas y no registradas.
- El tiempo depurado queda en 166 horas y 30 minutos.
- Una hora corresponde a una modificación válida del cuadrante.
- Tres horas corresponden a una prolongación autorizada.
- Dos de esas horas fueron compensadas con descanso.
- Una hora permanece sin explicación suficiente.
- El resto del saldo debe revisarse conforme al sistema de cómputo y a la jornada pactada.
Este supuesto es meramente ilustrativo. La calificación jurídica puede variar según el convenio, el contrato, la distribución de jornada, la naturaleza de las pausas y la documentación disponible. Lo importante es el método: primero se depuran los datos; después se califica el resultado.
Qué hacer si la empresa no puede explicar la diferencia
A tener en cuenta: Cuando la discrepancia continúa, la empresa debe reconstruir el periodo, conservar las versiones anteriores y responder con documentos. La persona trabajadora puede solicitar una explicación por escrito y reunir sus registros. Si el conflicto persiste, el asesoramiento profesional permitirá valorar la prueba, las cantidades y las actuaciones adecuadas sin prometer un resultado.
Una discrepancia sin explicación no equivale automáticamente a una infracción, pero tampoco debería archivarse con un encogimiento de hombros. La empresa necesita analizarla antes de cerrar el periodo, porque los errores pequeños tienen la desagradable costumbre de multiplicarse cuando nadie los corrige.
La respuesta prudente depende de quién detecte el problema.
Si eres la persona trabajadora
Conviene reunir la documentación antes de plantear una reclamación genérica. Una petición precisa tiene más posibilidades de obtener una respuesta útil que un correo indicando que «faltan horas» sin señalar fechas ni importes.
La persona trabajadora puede:
- conservar las nóminas del periodo;
- guardar cuadrantes y cambios de turno;
- solicitar el detalle de sus registros;
- identificar los días con diferencias;
- conservar mensajes o instrucciones de prolongación;
- comprobar los descansos disfrutados;
- pedir una explicación por escrito;
- solicitar la corrección de incidencias concretas;
- recabar asesoramiento si la respuesta no resulta suficiente.
El registro horario constituye una pieza relevante, pero no siempre es una prueba concluyente por sí sola. Los correos, mensajes, cuadrantes, partes de trabajo y testigos pueden ayudar a reconstruir la realidad cuando existen marcajes incompletos o un sistema deficiente.
La STS 372/2026 refuerza precisamente esa idea: la ausencia de registro no transforma cualquier estimación de horas en un hecho probado. La persona trabajadora debe aportar una exposición coherente y, cuando proceda, indicios razonables; la empresa, por su parte, asume un riesgo probatorio serio cuando incumple su obligación de documentar la jornada.
Qué debería revisar la empresa
La empresa debería tratar el descuadre como una incidencia de conciliación documental. El objetivo consiste en explicar la diferencia, corregir el dato y evitar que el mismo fallo reaparezca.
Recursos humanos debería comprobar:
- si utilizó el periodo correcto;
- si recibió el cuadrante actualizado;
- si las incidencias estaban validadas;
- si faltaban fichajes;
- si se descontaron pausas conforme al convenio;
- si hubo cambios de turno;
- si las horas se pagaron bajo otro concepto;
- si existió descanso compensatorio;
- si el contrato era a tiempo parcial.
La explicación debe ser comprensible. Responder con un extracto del sistema sin aclarar el cálculo suele trasladar el problema, no resolverlo.
La empresa también debería evitar correcciones retroactivas unilaterales sin justificación. Modificar un fichaje para que el total coincida con la nómina invierte el orden lógico: el pago debe adaptarse a los hechos acreditados, no los hechos al resultado contable deseado.
Registro horario y nómina · revisión final
Checklist antes del cierre de nómina
Antes de cerrar el periodo conviene comprobar que la jornada pactada, los cuadrantes, los fichajes, las incidencias y los conceptos salariales describen de forma coherente el tiempo realmente trabajado.
Cómo documentar correctamente una rectificación
Una rectificación razonable debería seguir una secuencia clara:
- La persona trabajadora o el responsable detecta la incidencia
- Se identifica el día y el marcaje afectado
- Se comprueba el cuadrante y la documentación disponible
- Se registra el motivo de la corrección
- Se conserva el dato original
- Se valida el cambio
- Se actualiza el saldo
- Se comunica el resultado cuando corresponda
- Se comprueba su efecto en la nómina.
No existe una obligación legal general de obtener una firma electrónica para cada corrección. Tampoco puede afirmarse que todo registro en papel sea inválido. El Ministerio admite distintos soportes, siempre que permitan ofrecer información fiable, estable y no manipulable posteriormente (Ministerio de Trabajo y Economía Social, 2019).
Ahora bien, una empresa que utiliza un sistema digital con historial de cambios, validaciones e informes parte de una posición organizativa más sólida. eJornada presenta funciones de gestión de incidencias, trazabilidad, exportación de fichajes y generación de informes. Estas funciones pueden facilitar la conciliación con nóminas, siempre que la empresa configure correctamente jornadas, pausas y permisos.
Cómo prevenir nuevos descuadres
La prevención empieza mucho antes del día en que se calcula la nómina. Una empresa organizada debería establecer un procedimiento mensual con responsables y fechas.
Un esquema razonable puede dividirse en cuatro momentos:
Durante el mes
- registrar la jornada diariamente;
- comunicar olvidos de fichaje;
- documentar cambios de turno;
- validar ausencias y permisos;
- registrar las pausas conforme a las reglas internas.
Antes del cierre
- generar un informe provisional;
- localizar saldos anómalos;
- pedir aclaraciones;
- comprobar rectificaciones;
- revisar posibles horas extraordinarias o complementarias.
Durante la preparación de la nómina
- trasladar únicamente datos validados;
- identificar pagos y compensaciones;
- aplicar el convenio correcto;
- evitar duplicidades;
- registrar las regularizaciones.
Después del cierre
- entregar la documentación legalmente exigible;
- conservar los registros;
- corregir errores detectados;
- documentar los atrasos;
- revisar las causas de las incidencias repetidas.
La empresa debe conservar los registros diarios durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo. En contratos a tiempo parcial existe, además, una obligación específica de totalización mensual y entrega del resumen junto con el recibo salarial (Real Decreto Legislativo 2/2015, arts. 12.4.c y 34.9).
Primero reconstruir, después decidir
Cuando fichajes y nómina no coinciden, la respuesta profesional consiste en reconstruir el periodo con calma y documentos. El contrato fija la base, el convenio completa las reglas, el cuadrante muestra la previsión, el registro refleja los marcajes y la nómina permite comprobar el tratamiento económico.
Si la diferencia se explica por una pausa, una incidencia o un descanso compensatorio, la empresa debe dejar constancia. Si existe una cantidad pendiente, procede corregirla. Si los datos siguen siendo contradictorios, conviene solicitar asesoramiento laboral antes de adoptar una posición definitiva.
Las empresas que necesiten centralizar fichajes, incidencias e informes pueden solicitar una demostración de eJornada y comprobar cómo se adapta el sistema a su organización y a su proceso mensual de revisión de nóminas. La herramienta puede ordenar la información; la responsabilidad de interpretarla y aplicar correctamente la normativa sigue siendo empresarial. Como debe ser.
Referencias consultadas
- Agencia Estatal de Administración Tributaria. (2026). Preguntas frecuentes: registros de facturación y anulación. Ministerio de Hacienda.
- España. (2012). Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Boletín Oficial del Estado.
- España. (2023). Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Boletín Oficial del Estado.
- Ministerio de Hacienda. (2024). Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas de los sistemas informáticos de facturación. Boletín Oficial del Estado.
