Si algo “positivo” tenemos que destacar de la pandemia, fue la adopción de tecnologías digitales de manera obligatoria. Durante esos meses tan terribles que vivimos, muchas organizaciones tuvieron que obligarse a migrar sus operaciones al mundo virtual, para seguir atendiendo, incluso con todas las restricciones sociales. De hecho, un informe del Banco Mundial señaló que el comercio electrónico en Europa creció un 24% en el primer año de la pandemia, reflejo de esta rápida adaptación digital.
Ya casi dos años de haber superado aquel terrible suceso, podemos afirmar que el implementar servicios digitales fue uno de los aciertos más grandes que ha tenido el tejido empresarial en el mundo. Esta aceleración forzada permitió a empresas de todos tamaños continuar sus operaciones, ofreciendo soluciones y servicios de forma remota, reduciendo costes y llegando a un público más amplio.
Y uno de esos servicios que mayor importancia tomó durante esa época, a tal punto que, incluso ahora sigue siendo importante, es la gestoría online para empresas. Estas entidades, que tradicionalmente operaban en oficinas físicas, encontraron en el espacio digital un terreno fértil para optimizar sus operaciones, brindando atención 24/7 y reduciendo tiempos de gestión, entre otros beneficios.
En este artículo, queremos enseñarte todas las ventajas de una gestoría online. Veremos desde cómo la eficiencia se ha convertido en una de sus señas de identidad, hasta la disponibilidad constante que ofrecen. Empecemos entonces, con este interesante servicio!
7 ventajas de una gestoría online que debemos conocer
En los últimos tiempos, el paisaje empresarial ha sufrido una evolución dramática. Una evolución impulsada en gran parte por la irrupción de la digitalización en casi todos los sectores. Hemos visto cómo empresas tradicionales han tenido que adaptarse, no solo para sobrevivir sino para mantenerse competitivas. Y en ese marco de adaptabilidad y cambio, las gestorías no han sido la excepción. En lugar de quedarse atrás, han sabido responder al desafío y han emergido como una solución práctica y moderna a través de su vertiente online.
Ante esta digitalización forzada, muchas empresas han descubierto los innumerables beneficios de trabajar con gestorías online, inclusive en el ámbito jurídico. Un despacho de abogados, con sus particularidades y necesidades específicas, encuentra en estas gestorías un aliado indispensable. Veamos por qué.
1. Eficiencia en la gestión
Las gestorías online se caracterizan por su capacidad de automatizar muchos de los procesos, ahorrando tiempo y eliminando errores manuales. Para un despacho de abogados, esto se traduce en una mayor eficiencia en la administración diaria.
Ejemplos:
- Automatización del registro de horas trabajadas por cada abogado
- Procesamiento digital de facturas y otros documentos, eliminando la necesidad de manipulación manual
- Creación automática de informes financieros o de actividad, facilitando la revisión y análisis.
2. Disponibilidad 24/7
Al operar en el entorno digital, las gestorías online ofrecen servicios disponibles en cualquier momento, lo cual es crucial para despachos que, en ocasiones, trabajan fuera del horario comercial tradicional.
Ejemplos:
- Un abogado puede acceder a documentos fiscales en medio de una reunión a altas horas de la noche
- Consulta de la situación contable del despacho en tiempo real, independientemente del lugar o la hora
- Envío de documentos urgentes a la gestoría para su procesamiento inmediato, incluso durante el fin de semana.
3. Reducción de costes
Gracias a la digitalización, una gestoría online para empresas permite una notable reducción de costes, al eliminar la necesidad de espacios físicos y otros recursos que generan gastos continuos. Para un despacho de abogados, esto se traduce en ahorros significativos que pueden reinvertirse en otras áreas de la empresa.
Ejemplos:
- Al no requerir visitas presenciales, se reduce el gasto en desplazamientos y dietas.
- Disminución de costes en material de oficina, ya que gran parte de la documentación se maneja digitalmente.
- Ahorro en alquileres y mantenimiento de oficinas dedicadas exclusivamente a la gestión administrativa.
4. Acceso global
Ejemplos:
La gestoría online ofrece la posibilidad de acceder a la información y gestionar trámites desde cualquier parte del mundo. Esto es especialmente útil para despachos de abogados con clientes internacionales o para aquellos que necesitan movilidad constante.
- Un abogado en viaje de negocios en Asia puede gestionar trámites en tiempo real con su gestoría en España
- El despacho puede atender a clientes de diferentes países sin preocuparse por las diferencias horarias
- Posibilidad de expandir el negocio a otros mercados internacionales, apoyado por una gestoría con presencia global.
5. Máxima seguridad de los datos
Este tipo de servicios, por lo general suelen contar con sistemas de seguridad avanzados, garantizando la protección de la información confidencial. Para un despacho de abogados, donde la privacidad y seguridad de los datos es primordial, esto es una ventaja insustituible.
Ejemplos:
- Almacenamiento encriptado de documentos sensibles, evitando accesos no autorizados
- Implementación de sistemas de autenticación de dos factores para acceder a plataformas de gestión
- Respaldo constante de la información, minimizando riesgos de pérdidas de datos.
6. Flexibilidad horaria
La gestoría online elimina las barreras horarias que suelen presentarse con los servicios tradicionales. Esta flexibilidad es esencial para despachos de abogados que a menudo trabajan fuera del horario convencional debido a las exigencias de sus casos.
- Posibilidad de consultar documentos o realizar gestiones a altas horas de la noche o en días festivos
- Adaptación a las necesidades de clientes que requieren atención fuera del horario comercial habitual
- Facilita la coordinación con otros profesionales ubicados en zonas horarias diferentes.
7. Optimización del tiempo
Por último, al eliminar la necesidad de desplazamientos y esperas, una gestoría online permite a los abogados centrarse en sus tareas esenciales, optimizando así su tiempo y mejorando su productividad.
- Envío instantáneo de documentos sin tener que esperar días por correos tradicionales
- Realización de trámites administrativos de manera más rápida y eficiente
- Posibilidad de gestionar varios asuntos simultáneamente gracias a las herramientas digitales.
Somos testigos que, en la era digital en la que nos encontramos, la gestoría online ha demostrado ser una herramienta insustituible para el sector jurídico. No solo se adapta a las necesidades actuales, sino que también propone soluciones ágiles, seguras y eficientes, fundamentales para el éxito de cualquier despacho de abogados. Las ventajas son palpables y los beneficios, innumerables. Sin duda, es un servicio que ha llegado para quedarse y revolucionar la forma en que se gestiona la administración y asesoría empresarial.
